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Dossier spécial Pétrole : réduire les coûts des voyages grâce à la visioconférence/téléprésence

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La visioconférence a parcouru un long chemin depuis l'époque des écrans flous et des problèmes de réception. Nous avons été à la découverte des nouvelles solutions de visioconférence et notamment de la téléprésence. Une technologie qui devrait révolutionner la manière de travailler dans les entreprises et limiter l'explosion des budgets voyages face à la hausse des cours du pétrole.
 
 
Imaginez une grande salle de réunion avec une immense table face à un immense écran vidéo. En appuyant sur un simple bouton, l'écran s'allume et vous pouvez enfin parler à votre interlocuteur comme s'il était en face de vous. Son visage est de la même taille qu'en réalité, son image est parfaite et sa voix semble provenir de sa bouche. Mais non vous ne rêvez pas, bienvenu dans le nouveau monde de la téléprésence. 

C'est le spécialiste des réseaux américains, l'équipementier Cisco Systems qui a lancé cette technologie en 2006. Son président visionnaire John Chambers mise sur les contenus  vidéo pour doper les revenus du géant de l'Internet qui conçoit la plupart des équipements qui servent à router le trafic sur les réseaux de télécommunications. Ce qui est étonnant avec cette technologie c'est qu'elle se fait vite oublier. Au bout de 10 minutes, vous n'aurez plus l'impression de parler à un écran mais d'être en tête à tête avec vos interlocuteurs. 

Le système de téléprésence de Cisco est composé de trois écrans haute définition de 720 x 1080 pixels. La qualité de l'image est réellement stupéfiante par rapport aux systèmes traditionnels de visioconférence mais surtout la présence de trois caméras et de nombreux micros donne de la profondeur au son et à l'image. 
La téléprésence bénéficie surtout des progrès technologiques réalisés dans les réseaux IP. "Ce système nécessite un débit de 5 Mbit/s pour chaque écran, soit 15 Mbit/s au total. Les entreprises doivent par ailleurs avoir un réseau de bonne qualité avec des accès 100 Mbit/s Ethernet ou Gigabit" précise directeur technique France de Cisco Systems. Cisco fournit l'ensemble de la solution comme les codeurs/Décoderus de flux vidéos, les CODECs, les caméras, les micros, les écrans, la table...Comme l'a souligné Tim Stone, directeur marketing au sein de Cisco : «La seule chose que nous ne fournissons pas ce sont les sièges. De nombreux experts nous ont aidé pour réaliser cette solution comme le cinéaste Steven Spielberg ce qui nous  de concevoir une expérience plus réaliste. " 

Ce qui est étonnant dans la démonstration de Cisco que nous avons pu voir est la qualité de la communication qui a été parfaite durant toute la séance, sans images tronqués, ni problème de sons,  fréquents dans les sessions de visioconférence...

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Polycom, le numéro un du marché de la visioconférence n'a pas tardé à répliquer à l'offensive de Cisco. Le concept proposé est légèrement différent de celui de Cisco. Pour Ray McGroarty, directeur du marketing des solutions de Polycom EMEA, la technologie  fait la différence.  «Notre solution de téléprésence haute-définition  utilise des caméras qui ont un très faible encombrement ce qui nous permet de  les intégrer dans les écrans. La plupart des solutions de téléprésence intègrent des caméras situées au dessus de l'écran, ce qui donne l'impression de ne pas regarder les gens en face à face. Avec notre solution, la caméra est intégrée dans l'écran, et vous regardez naturellement la personne qui vous fait face" a-t-il expliqué. De même alors que Cisco utilise des écrans plasma, Polycom a préféré utiliser des écran rétro-éclairés d'une taille légèrement supérieure. 

Pour pouvoir profiter de ces solutions haut de gamme, il faut compter 150000 à 200000 euros chez Polycom pour deux points d'accès distants RPX HD et environ 200000 euros chez Cisco. Des solutions coûteuses difficiles à rentabiliser? "Il ne faut pas uniquement prendre en considération le coût de la solution mais la qualité de vie. Grâce à une salle de téléprésence, les cadres voyageront moins seront plus disponibles pour leurs familles" explique Philippe Billet, Directeur Général France chez Polycom

Chez Cisco, la solution installée en interne  a connu un engouement sans précédent. "Nous avons déployé 178 salles de téléprésence dans le monde dont 25 en Europe. Elles ont un taux d'occupation de 45 à 50% de 9H à 19H. En France, l'engouement est encore plus fort puisque la salle est occupée à hauteur de 60/70%. La moitié du temps elle est utilisée pour les besoins internes, 1/3 du temps pour des démos et le reste pour des usages personnels. Nous permettons à nos employés de joindre leurs familles par ce biais. C'est intéressant pour les expatriés ou ceux qui sont en mission. Ainsi un ingénieur basé à San José en Californie peut communiquer avec sa famille restée  en France" précise Marc Frentzel, directeur technique chez Cisco France . Grâce à l'installation des  salles de téléprésence chez Cisco, le nombre de voyages a été réduit mais par contre le nombre de réunions a augmenté. "Cela a rapproché nos équipes car c'est moins fatigant qu'un voyage et plus convivial. Nous pouvons réunir jusqu'à 8 sites autour d'une table de téléprésence. Cela nous a permis de supprimer  les voyages  les plus fatigants  Avant pour rencontrer 2/3 personnes des services techniques à l'étranger, il fallait planifier un voyage longtemps à l'avance avec des risques d'annulation de billets d'avions ou d'hotels au dernier moment, aujourd'hui nous pouvons organiser une réunion beaucoup plus rapidement, nous sommes plus réactifs" confie-t-il.
 
 
La visiconférence haute-définition n'est pas réservée aux multinationales
 
Mais la téléprésence est aujourd'hui destinée principalement aux grandes multinationales, quid des PME? 

Hormis les salles de téléprésence, certains fournisseurs proposent des solutions plus adaptées aux PME comme Telanetix . Ce dernier se dit prêt à installer une  salle de visioconférence pour  65000-90000 $ soit de 39000 euros à 58000 euros.  "Un coût plus élevé dépend de l'esthétique et des meubles choisis pour la salle" précise Rick Ono, président et CEO de Telanetix. 

Polycom propose également tout une gamme de solutions de visioconférences aux coûts moins élevés comme  la solution  TPX ou des solutions de bureau.

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Lifesize est un autre spécialiste de la visioconférence. Cette petite société américaine a développé son propre système haute définition qu'elle commercialise à des tarifs abordable aux PME soit environ 7500 euros par point d'accès pour la solution LifeSize Team. « Le futur de la vidéo est la haute définition HD. Et nous comptons bousculer ce marché avec ce produit en pratiquant une politique de prix bas » nous avait confié Craig Malloy, le dirigeant de la jeune pousse texane LifeSize. Le tarif intègre  un boîtier chargé de la compression des flux, une caméra haute définition PTZ, un téléphone pour l'audioconférence ainsi qu'une télécommande. Il faut compter 15000 euros pour deux points d'accès, un coût qui rend abordable la visioconférence haute définition  pour de nombreuses structures. Le produit offre une résolution de 1280 x 720 pixels et nécessite un débit de seulement 1 Mbit/s symétrique, de quoi économiser sur les coûts des accès télécoms. La société vient même de lancer un système de visioconférence haute définition destiné aux TPE, LifeSize Express pour un tarif inférieur à 5000 euros par point d'accès. 

Pour ceux qui ne souhaitent pas s'équiper de leur propre système, les  centres d'affaires Regus offrent des services de visioconférence dans plus de 600 centres dans le monde entier. Chaque nouveau centre ouvert est équipé avec cette technologie. Jayne O'Brien, le responsable marketing de Regus, nous a confié que les centres devraient être équipés dans un futur proche de la technologie de téléprésence de Cisco bien qu'aucune date de déploiement n'ait été communiquée pour le moment. 

Des sociétés comme Sony proposent également de tester la technologie  avec une approche personnalisée . "Il est très efficace de laisser un client tester une solution de visioconférence. Si un client ne souhaite pas l'acheter nous pouvons même proposer des plans de financement avec un paiement mensuel échelonné sur trois ans" argumente Kees Hoogstraate Hoogstraate responsable marketing Europe chez Sony.

Enfin face à l'augmentation des cours du pétrole, la visioconférence permet de réduire le budget voyage ou de ne pas l'augmenter mais aussi de générer moins d'émissions de carbone. 
 
Polycom a d'ailleurs lancé un programme baptisé Going Green with Polycom. Dans la cadre de ce programme l'application Vidéo Miles calcule automatiquement le nombre de kilomètres et le volume de gaz carbonique que chaque visioconférence a permis d’économiser. Au final, la visioconférence s'avère donc économique, améliore la vie de famille et l'impact des entreprises sur l'environnement, alors pourquoi ne pas y penser? 
 
 

POURQUOI UTILISER une solution de  visio-conférence? 

 

• La qualité de transmission  et la qualité de l'image s'est améliorée grâce à l'arrivée de la haute définition et des progrès des réseaux de télécommunication

• Le coût réel a baissé au cours des dernières années

• Le choix est plus important :  des salles de réunion de visio-conférence aux  solutions de bureau. 

• La visioconférence  est devenue plus simple à utiliser : vous comuniquerez avec vos collègues sans vous soucier de la technologie

• La visioconférence est plus fiable que les voyages:  vous ne manquerez plus les réunions en raison des retards ou annulations de vols

• Elle va vous aider à rester compétitif : si vos concurrents  l'utilisent, vous pourrez voir quels avantages ils en retirent

• Elle réduit le temps passé en voyage et réduit les coûts de transport,  d'hébergement et de divertissement. 

• Elle peut aider à réduire votre impact sur l'environnement

• Elle permet d'avoir un meilleur équilibre travail / vie privée

• La recherche a montré que les travailleurs sont moins susceptibles d'être malades si ils peuvent travailler de temps en temps à la maison

• À la suite du développement des technologies de  voix sur IP et des discussions vidéos (chat), les gens sont plus à l'aise avec la technologie

• Elle réduit le stress

• Elle permet aux gens de se rencontrer plus souvent 


LES SOCIETES 

Avaya  avaya.com 

Cisco  cisco.com

LifeSize  lifesize.com

Polycom  polycom.com 

Sony   sony.com 

Telanetix telanetix.com 

Regus   regus.fr